"Escena Encendida" es el flujo de trabajo específico para la creación y gestión de adaptaciones audiovisuales de carteles promocionales para diferentes plataformas y soportes. Este proceso conecta los centros culturales (clientes) con el equipo de realización audiovisual, integrando los flujos de aprobación y la automatización de tareas.
flowchart TD
A[Creación tarea OpenProject] --> B[Generación automática estructura]
B --> C[Notificación a cliente]
C --> D[Subida de materiales]
D --> E[Aviso a realizadores]
E --> F[Producción/Adaptación]
F --> G[Renderizado en carpeta _AME]
G --> H[Detección y renombrado]
H --> I[Notificación para revisión]
I --> J{Aprobación cliente}
J -->|Rechazado| K[Comentarios]
K --> F
J -->|Aprobado| L[Notificación a Laura]
L --> M{Aprobación final}
M -->|Rechazado| N[Comentarios]
N --> F
M -->|Aprobado| O[Finalizado]
O --> P[Archivado]
| Actor |
Rol |
Responsabilidades |
| Coordinador |
Gestor del proyecto |
Crear tareas en OpenProject, supervisar el proceso |
| Cliente |
Técnico de centro cultural |
Proporcionar materiales iniciales, aprobar adaptaciones |
| Realizador |
Equipo audiovisual |
Crear adaptaciones usando plantillas, implementar cambios |
| Laura |
Supervisora |
Aprobación final, distribución de contenido |
| Sistema ARCO |
Automatización |
Creación de carpetas, notificaciones, monitorización |
- Responsable: Coordinador
- Campos requeridos:
- Centro Cultural (selector predefinido)
- Soportes requeridos (multiselección)
- Fecha de publicación prevista
- Campo "Genera carpeta" (booleano)
- Obra/Evento (texto)
- Estado inicial: "Nueva"
- Observaciones: La tarea debe crearse al menos 3-4 semanas antes de la fecha de publicación
- Responsable: Sistema ARCO
- Trigger: Cambio de estado a "En Producción" + Campo "Genera carpeta" = TRUE
- Acciones:
- Verificación: El sistema registra en el log la creación de la estructura
- Responsable: Sistema ARCO
- Trigger: 2-3 semanas antes de la fecha prevista
- Contenido del email:
- Información del proyecto (centro, obra, fecha)
- Enlace personalizado para subida de materiales
- Instrucciones sobre formatos aceptados
- Fecha límite de entrega
- Destinatario: Técnico de comunicación del centro cultural
- Responsable: Cliente (Técnico de centro)
- Interfaz: Formulario web simplificado con:
- Upload drag & drop
- Campos adicionales (notas, especificaciones)
- Previsualización de archivos
- Restricciones:
- Solo ve sus propias tareas pendientes
- Formatos aceptados: AI, PSD, JPG, PNG, PDF
- Tamaño máximo: 500MB por archivo
- Responsable: Sistema ARCO
- Trigger: Finalización de subida de materiales
- Acción: Notificación por email/sistema a equipo de realización
- Contenido: Enlace directo a la carpeta del proyecto y la tarea en OpenProject
- Responsable: Realizador
- Herramientas: After Effects con plantilla precargada
- Procedimiento:
- Abrir plantilla correspondiente al centro
- Importar materiales del cliente desde carpeta 01_MATERIALES
- Realizar adaptaciones según soportes solicitados
- Guardar proyecto en carpeta 02_PROYECTOS con nomenclatura estándar:
[CENTRO]_[OBRA]_[SOPORTE].aep
- Responsable: Realizador
- Destino: Carpeta _AME
- Nomenclatura:
[CENTRO]_[OBRA]_[SOPORTE]_v[NN].mov
- Donde [NN] representa el número de versión (01, 02, etc.)
- Configuración de exportación:
- Códec: ProRes 422
- Resolución: Según soporte
- Audio: Estéreo 48kHz (si aplica)
- Responsable: Sistema ARCO
- Trigger: Archivos nuevos en carpeta _AME
- Acciones:
- Detecta archivos nuevos mediante monitorización
- Verifica nomenclatura correcta
- Organiza en subcarpetas por soporte en 03_RENDERS
- Cambia estado en OpenProject a "Pendiente Aprobación"
- Genera proxies de baja resolución para visualización web
- Responsable: Sistema ARCO
- Trigger: Cambio a estado "Pendiente Aprobación"
- Destinatario: Cliente (Técnico de centro)
- Contenido:
- Enlaces directos a visualizador web
- Instrucciones para añadir comentarios
- Fechas límite para aprobación
- Componentes:
- Reproductor HTML5 con controles de línea temporal
- Sistema de comentarios vinculados a timecodes específicos
- Botones "Aprobar" y "Solicitar cambios"
- Historial de versiones y cambios
- Estados posibles:
- Rechazado: Vuelve a estado "En producción" con comentarios
- Aprobado: Avanza a "Revisión final"
- Sin respuesta: Tras 72h, aviso de recordatorio automático
- Responsable: Laura
- Interfaz: Similar a la del cliente pero con opciones adicionales
- Acciones posibles:
- Aprobar: Cambia a estado "Finalizado"
- Rechazar: Vuelve a "En producción" con comentarios específicos
- Solicitar ajustes menores: Mantiene en "Revisión final" con comentarios
- Responsable: Sistema ARCO
- Trigger: Estado "Finalizado" en OpenProject
- Acciones:
- Organización definitiva de archivos en estructura
- Generación de metadatos completos
- Notificación a todos los involucrados
- Registro en el sistema de logs
- Criterios:
- Automático: 30 días después de finalización
- Manual: Por decisión del coordinador
- Proceso:
- Compresión de proyecto After Effects
- Movimiento a estructura de archivo
- Mantenimiento solo de renders finales y materiales originales
- Actualización de metadatos con información de archivado
Centro (Lista desplegable):
- CINETECA
- CONDE DUQUE
- TEATRO ESPAÑOL
- FERNÁN GÓMEZ
- MATADERO
- TEATRO CIRCO PRICE
- CENTRO CENTRO
...
Soportes (Multiselección):
- INSTAGRAM STORY (1080x1920)
- INSTAGRAM FEED (1080x1080)
- FACEBOOK (1200x628)
- TWITTER (1200x675)
- YOUTUBE (1280x720)
- LED FACHADA (1920x1080)
- PANTALLAS INTERIORES (1080x1920)
...
Genera carpeta (Booleano):
- SÍ/NO
- Nueva
- En Producción
- Pendiente Aprobación
- Revisión Final
- Finalizado
- Archivado
- Endpoint:
/api/webhooks/openproject
- Método: POST
- Contenido:
{
"action": "work_package:updated",
"work_package": {
"id": 123,
"subject": "Adaptación CINETECA - Festival Documenta 2025",
"status": {
"id": 5,
"name": "En Producción"
},
"custom_fields": [
{
"id": 1,
"name": "Centro",
"value": "CINETECA"
},
{
"id": 2,
"name": "Soportes",
"value": ["INSTAGRAM STORY", "FACEBOOK", "YOUTUBE"]
},
{
"id": 3,
"name": "Genera carpeta",
"value": true
}
]
}
}
- Ubicación:
/ESCENA_ENCENDIDA/_PLANTILLAS/[CENTRO]/
- Nomenclatura:
[CENTRO]_PLANTILLA_[SOPORTE].aep
- Organización interna:
- Carpeta "ELEMENTOS GRÁFICOS"
- Carpeta "IMPORTAR AQUÍ" (placeholder para materiales cliente)
- Composiciones pre-configuradas por soporte
- Expresiones dinámicas para textos y animaciones
// Ejemplo simplificado de script para automatización
function generarComposiciones(datosProyecto) {
var soportes = datosProyecto.soportes;
for (var i = 0; i < soportes.length; i++) {
var soporte = soportes[i];
var dimensiones = obtenerDimensiones(soporte);
// Crear composición para el soporte
var comp = app.project.items.addComp(
datosProyecto.obra + "_" + soporte,
dimensiones.width,
dimensiones.height,
1,
15, // duración en segundos
25 // fps
);
// Añadir elementos base
agregarElementosBase(comp, datosProyecto.centro);
// Configurar carpeta de salida
configurarRenderQueue(comp, datosProyecto.rutaAME, soporte);
}
}
- Detección: Realizador al iniciar trabajo
- Acción: Cambio de estado a "Detenido - Materiales incorrectos"
- Notificación: Automática al cliente con detalle del problema
- Resolución: Cliente debe subir nuevos materiales, reiniciando el proceso
- Solicitud: A través de comentario en OpenProject con flag "URGENTE"
- Notificación: Inmediata al equipo de realización
- Priorización: Automática en la cola de trabajos
- Seguimiento: Especial con notificaciones en cada paso del proceso
- Trigger: 72h sin respuesta tras solicitud de aprobación
- Acción 1: Recordatorio automático
- Acción 2: Tras 1 semana, escalado a coordinador
- Acción 3: Tras 2 semanas, opción de "Aprobación por defecto"
- Detección: Campo "Otros" en selección de soportes
- Acción: Notificación a coordinador para evaluación
- Resolución: Creación manual de plantilla y adición a lista de soportes
- Tiempo medio de adaptación: De materiales recibidos a primera versión
- Ciclos de revisión promedio: Número de iteraciones hasta aprobación
- Tiempo de respuesta cliente: Horas desde notificación hasta feedback
- Tasa de primera aprobación: % de adaptaciones aprobadas sin cambios
- Cumplimiento de fechas: % de trabajos entregados en plazo
- Vista general: Estado de todos los proyectos activos
- Alertas: Trabajos con riesgo de incumplir plazos
- Filtros: Por centro, estado, fecha, realizador
- Exportación: Reportes en CSV/PDF para análisis
- Cambios de estado: Registro de cada transición con timestamp
- Comentarios: Historial completo de feedback y cambios
- Rendimientos: Tiempos de procesamiento del sistema
- Errores: Registro detallado de excepciones y soluciones
- Guía básica: Proceso de aprobación y feedback (PDF)
- Tutorial interactivo: Uso de la interfaz de revisión (Vídeo)
- Plantilla de brief: Documento para preparación de materiales
- FAQ: Preguntas frecuentes sobre el proceso
- Manual técnico: Uso de plantillas After Effects
- Guía de workflow: Pasos detallados del proceso completo
- Estándares de calidad: Requisitos técnicos por soporte
- Checklist pre-entrega: Verificación antes de renderizado
- Email dedicado: [email protected]
- Chat interno: Canal #escena-encendida en Slack
- Teléfono: Línea directa para urgencias (horario laboral)
- Sesiones formativas: Programadas trimestralmente
- Materiales cliente: Responsabilidad del centro proporcionar materiales con derechos
- Adaptaciones: Madrid Destino retiene derechos sobre adaptaciones
- Periodo: Los materiales tienen uso limitado a la duración del evento/obra
- Materiales originales: 1 año tras finalización
- Proyectos After Effects: 6 meses en activo, luego archivado
- Renders finales: Retención permanente en archivo digital
- Implementación del flujo básico
- Integración con OpenProject
- Automatización de carpetas
- Interfaz de aprobación avanzada
- Sistema de comentarios en timeline
- Generación automática de composiciones AE
- IA para previsualización de adaptaciones
- Sistema predictivo de plazos
- Automatización completa del renderizado
-
¿Cuándo debo proporcionar los materiales?
Al menos 2 semanas antes de la fecha de publicación prevista.
-
¿Qué formatos son aceptados?
Archivos AI, PSD, JPG, PNG, PDF. Preferentemente vectoriales.
-
¿Puedo solicitar cambios después de aprobar?
Sí, pero generará una nueva versión y afectará a los plazos.
-
¿Dónde encuentro las plantillas actualizadas?
En la carpeta /ESCENA_ENCENDIDA/_PLANTILLAS/ organizadas por centro.
-
¿Qué hago si recibo materiales incorrectos?
Cambiar el estado a "Detenido" y especificar el problema en los comentarios.
-
¿Cómo gestiono versiones múltiples?
Incrementar el número de versión en el nombre del archivo al renderizar.
| Función |
Nombre |
Contacto |
Rol en el flujo |
| Coordinador |
Santiago Alcázar |
[email protected] |
Supervisión general |
| Soporte técnico |
[Pendiente asignar] |
[email protected] |
Resolución problemas |
| Resp. Aprobación |
Laura |
[Email/Ext.] |
Aprobación final |
- AME: Adobe Media Encoder, software para renderizado
- AEP: Archivo de proyecto After Effects
- Proxy: Versión de baja resolución para visualización rápida
- Webhook: Sistema de notificación automática entre aplicaciones
Documento actualizado: 12 de mayo de 2025